O que é a gestão de mudança nas organizações?

11 de Dezembro, 2024

“A única constante é a mudança”. Esta frase do filósofo Heráclito de Éfeso tem mais de 2500 anos, mas continua a ser atual. E além de poder aplicar-se à vida das pessoas pode, naturalmente, aplicar-se também às organizações.

Os negócios estão em permanente evolução e podem ser vários os fatores que exigem a sua adaptação: a emergência de novas tecnologias, o surgimento de novos concorrentes, alterações à legislação, tendências socioeconómicas, fusões ou aquisições de novas empresas, alterações à estrutura da organização, entre muitos outros.  

De acordo com o estudo Global Talent Trends 2024, da Mercer, 97% das organizações estavam a planear uma transformação significativa para este ano. Ao mesmo tempo, o estudo Oak Engage’s Change Report, de 2023, indicava que cerca de 1 em cada 3 colaboradores (37%) tende a ser resistente à mudança em contexto profissional.

Então, como podem as organizações, e os seus responsáveis, endereçar a mudança e envolver os colaboradores de uma forma eficaz, produtiva e construtiva?

Descubra connosco o que é e gestão da mudança e quais as boas práticas que lhe estão adjacentes.

O que é a gestão da mudança?

A gestão da mudança é uma abordagem que prevê a implementação de estratégias, políticas e processos que ajudem os colaboradores a adaptar-se à mudança organizacional. Trata-se de capacitar os diferentes profissionais e equipas para que estes consigam aceitar e lidar com a mudança.

Essa mudança pode consistir:

• Num desenvolvimento: quando envolve alterações e otimizações de processos e procedimentos internos, fluxos de trabalho ou estratégias.
• Numa transição: quando se verifica uma evolução na empresa com vista à resolução de um problema (a adoção de uma nova tecnologia ou automação, a fusão com outra empresa ou a aquisição de uma nova, por exemplo).
• Numa transformação: quando o âmbito da mudança é transformacional, ou seja, tende a alterar as operações, a cultura ou os valores da empresa (por exemplo, o lançamento de um novo produto ou serviço, a abertura de uma nova divisão de negócio ou uma expansão internacional).

Porque é que a gestão da mudança é importante?

Os gestores e responsáveis das empresas devem reconhecer que fazer uma boa gestão da mudança é fundamental para que a empresa, e os seus profissionais, consigam atravessar as transições sem sobressaltos.

A antecipação da mudança, e a devida preparação das equipas, vão influenciar o impacto e o sucesso que essa mudança terá na organização.

Além disso, e uma vez que a mudança organizacional é inevitável – devido ao mercado e à concorrência, às evoluções tecnologias, à resposta a situações de crise -, estar preparado para gerir a mudança é uma competência imprescindível para todos os líderes.

Boas práticas para gerir a mudança

A gestão da mudança pode ser um processo complexo, na medida em que exige uma adaptação por parte dos colaboradores e a adoção de novas formas de proceder. Caso as mudanças não sejam bem conduzidas e geridas, podem tornar-se um fator de stress para os trabalhadores.  

Por essa razão, existem algumas boas práticas para uma gestão da mudança mais eficaz:

• Definir objetivos claros e mensuráveis: deve existir uma visão clara, realista e tangível do que é preciso assegurar durante a mudança (processos necessários, tarefas que os colaboradores devem realizar, quando deverão realizá-las, etc.). Além disso, deve ser possível avaliar se os esforços envolvidos durante a mudança permitiram alcançar os objetivos estabelecidos.
• Adotar uma comunicação clara e transparente: esta é uma competência fundamental para todos os profissionais em cargos de liderança e, ainda mais, durante processos de transição e adaptação. Uma vez que os colaboradores tendem a sentir-se desconfortáveis com a mudança, é essencial envolvê-los de forma honesta e transparente, de forma a criar um sentimento de confiança.
• Capacitar e formar os colaboradores: é muito provável que a mudança organizacional exija novas competências, especialmente quando falamos da integração de novas tecnologias. É crucial investir na formação contínua dos colaboradores, quer seja necessário desenvolver competências já existentes (upskilling) ou adquirir novas (reskilling).
• Ouvir e envolver os colaboradores nas tomadas de decisão: os líderes não devem ser os únicos a falar. Pelo contrário, devem ouvir o que os colaboradores têm para dizer e devem encorajá-los a colocar questões e a apresentar as suas sugestões. Se os colaboradores sentirem que as suas ideias são ouvidas e consideradas nas tomadas de decisão, é muito provável que a sua resistência à mudança diminua e que os seus níveis de envolvimento aumentem.    
• Escolher boas ferramentas de comunicação e colaboração: garantir que a comunicação e a colaboração são eficazes também passa por usar as ferramentas mais adequadas. Evitar o email, e apostar noutras plataformas de gestão de projetos e de comunicação interna, pode tornar a gestão da mudança mais suave e até mais eficiente.
• Reconhecer e premiar o bom trabalho: é incontornável, os colaboradores gostam de sentir que são reconhecidos e valorizados pelo seu trabalho. Por isso, em particular quando estes são desafiados a sair da sua zona de conforto e a desempenhar novas tarefas, é crucial motivá-los e premiá-los pelo seu esforço.

Gestão da mudança em 8 passos: Modelo de Kotter

Existem várias metodologias e abordagens à gestão da mudança, que visam sistematizar a forma como as empresas devem endereçar as transições, mantendo a satisfação e motivação dos colaboradores.

Um desses modelos é o de John Kotter, professor da Harvard Business School, que propõe 8 passos para a gestão da mudança:

1. Criar sentido de urgência: envolver e inspirar as pessoas que irão participar no processo de mudança, tentando gerar o entusiasmo e a paixão através de uma visão conjunta do futuro.
2. Desenvolver alianças estratégicas: criar uma espécie de coligação de pessoas que possam constituir autênticos agentes da mudança (não necessariamente por ocuparem cargos de liderança, mas pelo valor que podem acrescentar, pela experiência que têm no tema ou pelo seu perfil) e galvanizar os restantes colegas.
3. Criar uma visão para a mudança: uma visão clara, realista e objetiva daquilo que se pretende alcançar com a mudança, para que todas as pessoas estejam alinhadas em relação ao rumo a seguir.   
4. Comunicar essa visão: desenvolver um plano de comunicação que contemple atualizações regulares sobre o processo de mudança, que mantenha os colaboradores envolvidos, motivados e interessados.
5. Remover obstáculos: eliminar eventuais barreiras que estejam a bloquear a mudança, quer sejam barreiras técnicas, processuais ou humanas (no caso destas últimas, é necessário capacitar as pessoas, dar-lhes formação e orientação e recompensá-las pelos seus esforços).
6. Definir metas a curto prazo: os processos de mudança podem ser complexos e longos e, caso os colaboradores não percebam que algumas etapas já foram concluídas e bem-sucedidas, podem sentir-se frustrados e desmotivados em relação ao objetivo final.
7. Manter o ritmo de forma sustentada: a verdadeira mudança leva o seu tempo e, como tal, é necessário manter o ritmo das entregas e o foco na meta (não achar que o trabalho já está feito após algumas etapas intermédias serem atingidas).
8. Fazer perdurar a mudança: os valores por detrás da visão para a mudança devem permanecer no dia a dia da organização e ficar ancorados à cultura organizacional, no sentido em que as pessoas devem manter-se abertas à mudança, devem continuar a interiorizar a importância da mudança e devem ser continuamente formadas e capacitadas.