Ajudas de custo: O que diz a legislação em Portugal
29 de Maio, 2024
Já teve de viajar em contexto de trabalho ao serviço da sua empresa? Então é provável que o conceito de ajudas de custo não seja novo para si.
As ajudas de custo são uma rubrica inerente a várias atividades profissionais e aplicam-se a três categorias: transporte, alojamento e alimentação.
Descubra o que são na prática e o que diz a legislação portuguesa sobre as ajudas de custo.
O que são as ajudas de custo?
As ajudas de custo são um apoio financeiro atribuído pela entidade patronal aos colaboradores quando estes têm de efetuar deslocações ao serviço da empresa, dentro ou fora do país.
Por exemplo, imaginando que um trabalhador precisa de ter uma reunião com um cliente noutra cidade, ou de participar numa feira ou conferência, a empresa recorre às ajudas de custo para suportar os gastos adjacentes a essa deslocação: com transportes (combustível, portagens, parquímetros, bilhetes de transportes públicos, etc.), alimentação e estadia, se for caso disso.
Estes custos podem ser assegurados pela empresa de forma antecipada ou, em alternativa, até 30 dias depois da apresentação dos comprovativos de pagamento: recibos e faturas solicitados com o NIF da empresa.
O que diz a legislação portuguesa sobre ajudas de custo?
As ajudas de custo são aplicáveis aos trabalhadores do setor público e do setor privado. No entanto, não existe legislação em Portugal que regule este tema no caso das empresas privadas.
Existe, no entanto, o Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril, clarificado posteriormente pelo Decreto-Lei n.º 137/2010, de 28 de dezembro (com a última alteração introduzida pelo Decreto-Lei 33/2018, de 15 de maio), que se aplica à administração pública e é usado como referência pelas empresas do setor privado. Ainda assim, estas têm liberdade para definirem a sua própria política de ajudas de custo, bem como os valores a atribuir.
O que está previsto no Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril
Este decreto-lei estabelece normas relativas ao pagamento de ajudas de custo e de transporte pelas deslocações realizadas em serviço público. São definidos os tipos de deslocações abrangidas pelo pagamento de ajudas de custo, assim como as distâncias mínimas elegíveis para o respetivo reembolso.
As deslocações abrangidas são:
- Deslocações diárias: realizadas num período de 24h (ou, sendo o período superior a 24h, que não impliquem a realização de mais despesas). Neste caso, há direito ao pagamento de ajudas de custo em distâncias que ultrapassem os 5km do local de trabalho, mas o valor pago pela empresa depende do período do dia no qual a deslocação é efetuada.
- Deslocações por dias sucessivos: realizadas num período superior 24h ou não abrangidas pelas anteriores. Verifica-se o direito ao pagamento de ajudas de custo quando a distância ultrapassa os 20km do local de trabalho, sendo que o valor pago pela empresa também está dependente das horas de partida e de chegada do trabalhador.
Em ambos os casos, o cálculo do valor da ajuda de custo atribuída é feito com base no salário do trabalhador.
No que diz respeito às ajudas de custo referentes à alimentação, os valores de referência são os do subsídio de refeição e do respetivo formato de atribuição: caso seja atribuição em numerário, juntamente com o vencimento mensal, o montante de referência é de 6,00€/dia; se for atribuído em cartão de refeição, esse montante sobe para 9,60€/dia.
As ajudas de custo são sujeitas a tributação?
Um aspeto importante a ter em conta é que os limites máximos estabelecidos para o setor público são aqueles que ficam isentos de impostos para o colaborador, mesmo no setor privado.
Ou seja, se a empresa conceder ao trabalhador um valor superior ao definido, o montante remanescente fica sujeito a tributação em sede de IRS, como rendimentos da categoria A e a contribuições para a Segurança Social
É o caso, por exemplo, do subsídio de refeição: se a empresa pagar 6,50€/dia em dinheiro, o colaborador terá de pagar IRS sobre 0,50€, uma vez que o montante máximo isento em numerário é de 6,00€/dia.