Como comunicar de forma mais eficaz no trabalho?

21 de Agosto, 2024

Comunicar de forma clara e eficaz no trabalho pode ser desafiante, uma vez que as empresas são compostos por pessoas com diferentes culturas, experiências e pontos de vista.

No entanto, saber comunicar eficazmente é fundamental para a colaboração. Uma boa comunicação reduz os conflitos, os mal-entendidos e contribui para melhorar a motivação e satisfação das pessoas no local de trabalho.

De acordo com o estudo The State of Business Communication, uma comunicação deficiente em contexto laboral tende a aumentar os níveis de stress e a reduzir a satisfação e a confiança no trabalho.

Se acha que pode melhorar a forma como comunica – com os seus colegas, com as suas chefias, com as suas equipas -, descubra as dicas que temos para si.

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1 – Perceba qual a melhor forma e os melhores canais para comunicar

A comunicação em contexto profissional pode ocorrer por diversos meios: presencialmente, por email, por telefone, em reuniões virtuais, através de mensagens instantâneas ou outros canais internos.

Certifique-se de que conhece as diretrizes da sua empresa em relação aos canais a utilizar em cada momento. Estas diretrizes, ou boas práticas, podem variar consoante esteja a comunicar com colegas diretos ou com colegas de outros departamentos, por exemplo. Tenha sempre em consideração que a sua abordagem pode ter de ser adaptada em função do interlocutor e também em função do momento.

2 – Desenvolva as suas competências de comunicação verbal

Ter uma boa comunicação interpessoal é preponderante em contexto profissional, mas também pessoal. No fundo, sempre que tenha de se relacionar com outras pessoas. Algumas das principais competências de comunicação são:

• Comunicar de forma clara, concisa e estrutura, ou seja, de uma forma que seja fácil de entender;
• Manter a cortesia, a educação e o respeito pelos outros;
• Mostrar empatia, ou seja, procurar entender as opiniões, motivações e emoções dos outros;
• Ter a mente aberta e a flexibilidade para ouvir perspetivas diversas.

3 – Se possível, privilegie conversas cara a cara

Nem sempre é fácil perceber o tom de comunicação das pessoas quando se comunica por escrito, através de email ou mensagens instantâneas, por exemplo. Conversar presencialmente, ou por videochamada, ajuda a mitigar eventuais falhas de comunicação, permite transmitir a mensagem de forma mais clara e ajuda a poupar tempo.

Além disso, as interações cara a cara tendem a fortalecer as relações profissionais, uma vez que existe maior proximidade.

4 – Lembre-se de que a comunicação não é apenas verbal 

Comunicar não é só sobre aquilo que dizemos. O tom que usamos no nosso discurso e a nossa linguagem corporal também transmitem uma mensagem.

Por vezes, aquilo que dizemos não está alinhado com a forma como o dizemos. É por isso que é muito importante considerar também as competências de comunicação não verbal.

Por exemplo, abanar as pernas pode significar que está ansioso ou cruzar os braços pode significar que está desinteressado. É fundamental garantir que a sua postura está a transmitir a mensagem correta e, ao mesmo tempo, deve também saber interpretar estes sinais nas outras pessoas.

5 – Mantenha sempre uma escuta ativa

Costuma dizer-se que, mais importante do que saber falar, é saber ouvir. De facto, escutar as outras pessoas é um alicerce fundamental para as interações humanas.

Quanto mais ativamente ouvir o que têm para lhe dizer, mais facilmente irá receber e apreender a mensagem. E isto irá favorecer uma comunicação mais clara e menos ambígua.

Adicionalmente, demonstre ao seu interlocutor, através da sua linguagem corporal, que está a prestar atenção ao que está a ser dito: por exemplo, sorrindo ou acenando com a cabeça.

6 – Privilegie comunicações bidirecionais

Comunicar eficazmente implica falar, ouvir e dar feedback, para que ambos os interlocutores se entendam. Além disso, implica também ouvir as ideias e opiniões das outras pessoas, ao invés de tentar apenas impor as suas.

Não oiça apenas com o intuito de dar uma resposta, mas demonstre que está genuinamente a ouvir e a prestar atenção ao outro. Reforce esse interesse mantendo o contacto visual.

7 – Comunique as suas necessidades com transparência 

Outro aspeto importante relacionado com a comunicação prende-se com a transparência. É necessário que saiba expressar as suas necessidades e intenções de forma clara e inequívoca. E, mais do que isso, no momento certo.

Por exemplo, se o seu superior hierárquico lhe atribuir uma tarefa à qual não vai conseguir dar resposta por falta de tempo, o melhor é transmitir essa mensagem logo nesse momento e ser direto em relação à sua carga de trabalho.

8 – Foque-se em factos e não em histórias

Muitos dos mal-entendidos adjacentes às relações humanas resultam do facto de as pessoas imaginarem histórias, ao invés de considerarem apenas os factos.

Consideremos o seguinte exemplo: enviou um email a um colega a fazer um pedido e esse colega responde a dizer que precisa de mais informação para conseguir dar seguimento. Isto é um facto. Mas se achar que esse colega deu essa resposta porque não quer colaborar nem ajudar, então isso é uma história. Não tem como saber se isso é verdade ou não, é apenas a sua interpretação do facto. 

Por vezes, é inevitável construirmos histórias em torno dos factos, mas é muito provável que isso possa gerar falhas de comunicação. Por isso, nas suas interações em contexto profissional, tente basear-se apenas em factos.

9 – Aperfeiçoe as suas competências de escrita 

Caso a sua ocupação profissional envolva a troca de comunicações por escrito – por email ou através de mensagens instantâneas, por exemplo -, então é importante que saiba escrever de forma eficaz.

Deve procurar escrever corretamente, de forma concisa e com as ideias bem estruturadas. Além disso, deve adaptar a forma como escreve à pessoa com quem está a comunicar, quer seja um colega, um líder, um cliente, um fornecedor, etc.

Para melhorar as suas competências de escrita pode:

• Fazer cursos online ou presenciais (de escrita, de storytelling, entre outros);
• Tentar escrever regularmente, mesmo fora do trabalho, e ler (a leitura é o alicerce de uma boa escrita);
• Tentar expandir o seu vocabulário, procurando sinónimos quando está a escrever e pesquisando o significado de palavras que não conhece quando está a ler;
• Rever cuidadosamente os seus textos para verificar a gramática e a pontuação;
• Pedir a outras pessoas que revejam aquilo que escreve, de forma a que esse feedback lhe permita perceber se a sua escrita é simples e clara.