Produtividade e eficiência no trabalho: Quais as diferenças e como otimizá-las

11 de Julho, 2024

Os conceitos de produtividade e eficiência são muitas vezes confundidos. No entanto, embora estejam relacionados, são formas diferentes de aferir o trabalho dos colaboradores de uma empresa.

Descubra connosco a diferença entre produtividade e eficiência e conheça algumas dicas para otimizá-las no seu trabalho.

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O que é produtividade? E eficiência?

Produtividade refere-se à quantidade de bens produzidos, ou número de tarefas completadas, durante um determinado período de tempo.  

Por sua vez, a eficiência diz respeito ao número de recursos que são necessários para produzir um determinado item ou completar uma tarefa. Está relacionada com a capacidade que um trabalhador tem de produzir mais com menos desperdício de recursos.

Diferença entre produtividade e eficiência

Pode dizer-se que, enquanto a produtividade está focada na quantidade, a eficiência está focada na qualidade. Isto porque a produtividade refere-se, precisamente, à quantidade de trabalho que é concluído durante um período, ao invés da eficiência, que mede a capacidade de realizar a mesma quantidade de trabalho com menos recursos (quer sejam humanos, físicos ou financeiros, por exemplo).

Assim, produtividade e eficiência são métricas diferentes e são avaliadas de formas distintas:

• Para medir a produtividade, o tempo é uma variável constante e o que varia é o output, ou seja, o número de tarefas finalizadas ou bens produzidos. Por exemplo, vamos imaginar uma empresa que faz traduções de livros na qual os colaboradores trabalham 8 horas por dia. Esses profissionais são tanto mais produtivos quanto mais capítulos conseguirem traduzir em 8 horas.
• Para medir a eficiência, é o output – a tarefa realizada – que é a variável constante e o que varia é o número de recursos necessários para alcançar esse resultado. No caso da empresa de traduções, os recursos poderão ser, além do próprio capital humano, dicionários, ferramentas online de tradução, equipamentos informáticos, entre outros. Quanto menos recursos um trabalhador precisar de usar para o mesmo número de capítulos traduzidos, mais eficiente ele é.  

Estas duas métricas estão relacionadas entre si, mas é frequente comprometerem-se mutuamente: uma boa produtividade pode implicar menos eficiência, enquanto um bom nível de eficiência pode reduzir a produtividade.

Ainda assim, ao adotar algumas boas práticas no seu método de trabalho, pode conseguir otimizar ambas.  

Dicas para otimizar a produtividade e a eficiência

1 – Tente fazer uma boa gestão do seu tempo

Profissionais que gerem melhor o seu tempo são mais produtivos e também mais eficientes. Uma abordagem que muitos especialistas consideram que conduz a uma gestão de tempo mais efetiva está relacionada com a divisão do tempo diário de trabalho em blocos.

Segundo esta perspetiva, os trabalhadores devem dividir o seu dia em blocos de tempo, cada um deles dedicado a uma tarefa. Por exemplo, uma pessoa que trabalhe na área comercial pode definir um bloco para ver e responder a emails de clientes, outro bloco para fazer chamadas, e outro bloco para trabalho operacional de fecho e ativação de contratos.

Ao ter uma lista de tarefas estabelecida à partida, e um tempo estimado alocado a cada uma, já não precisa de decidir em que tarefas focar a sua atenção. Isto reduz o risco de procrastinação, assim como o chamado multitasking.

Para gerir melhor o seu tempo durante o trabalho, também pode contar com várias aplicações e plataformas que podem ajudá-lo a ser mais organizado e disciplinado.

2 – Reduza as distrações

Quer esteja em teletrabalho ou a trabalhar presencialmente no seu local de trabalho, as distrações ao longo do dia podem ser muitas. Desde mensagens no telemóvel, a alertas nas redes sociais, passando pelo ruído de fundo de colegas ou dos familiares em casa, entre muitas outras.

De acordo com o Work Trend Index Annual Report de 2023, 68% dos trabalhadores inquiridos afirmam que não têm tempo suficiente de concentração ininterrupta durante o seu dia de trabalho.  

E se alguns fatores externos de distração são mais difíceis de contornar – como colegas a fazer chamadas ou a ter reuniões, o barulho de impressoras ou outros equipamentos, carros com sirenes a passar no exterior, crianças em casa a chorar ou animais de estimação a interagirem consigo, por exemplo -, existem outras situações nas quais está mais ao seu alcance manter a concentração:

• Divida projetos grandes em tarefas mais pequenas e defina antecipadamente uma lista de tarefas para o seu dia;
• Bloqueie sites que tipicamente podem levá-lo a distrair-se mais, como redes sociais, sites de compras, jogos online, etc.;
• Desative as notificações do telemóvel durante o horário de trabalho;
• Estabeleça horários para fazer pausas e poder recarregar baterias;
• Tente rodear-se de colegas que tendem a ser mais produtivos.

3 – Foque-se numa tarefa de cada vez

Ao contrário do que se possa pensar, a capacidade de as pessoas fazerem multitasking – de executarem duas ou mais tarefas em simultâneo – pode levá-las a trabalhar de forma menos produtiva e menos eficiente.

O multitasking tende a prejudicar a produtividade e a eficiência na medida em que propicia uma maior distração e pode dar origem a mais erros, evitáveis se o trabalhador se concentrasse numa única tarefa de cada vez.

4 – Afaste-se da ideia de perfeição

A perfeição é uma meta inatingível. Trabalhar com o objetivo de alcançá-la vai fazê-lo perder mais tempo e conduzi-lo a situações de stress e ansiedade. Por conseguinte, os seus níveis de produtividade e eficiência irão baixar.

Não descure do seu perfecionismo, empenho e compromisso, mas procure estabelecer objetivos realistas e atingíveis. Foque-se no seu progresso, e nos pequenos sucessos, ao invés de ansiar pela perfeição.

5 – Delegue tarefas

Algumas pessoas tendem a concentrar muito trabalho nelas próprias. Quando está demasiado ocupado, ou quando sabe que alguém está melhor capacitado para realizar uma determinada tarefa, peça ajuda.

Caso tenha esse poder de decisão, delegue diretamente tarefas a outros colegas. Se não tiver essa responsabilidade, informe o seu superior hierárquico de que precisa de dividir trabalho.

Reduzir a sua carga de trabalho irá permitir-lhe focar-se mais nas tarefas que tem em mãos e, consequentemente, de forma mais produtiva e eficiente.

6 – Tire todo o partido que conseguir da tecnologia

É impossível falar de produtividade e eficiência sem falar de automação. Automatizar tarefas, especialmente as mais rotineiras e repetitivas, é um dos principais motores de um trabalho mais eficiente.

Dependendo da sua função, isto pode significar programar emails automáticos destinados a candidatos e colaboradores, agendar publicações nas redes sociais, marcar reuniões, gerar relatórios e alertas de performance das equipas, entre muitas outras possibilidades.

Quando estas tarefas mais operacionais passam a ser automáticas, os profissionais podem centrar a sua atenção em temas mais estratégicos para o negócio. Não só demoram menos tempo a executar o seu trabalho – são mais produtivos -, como passam a fazê-lo com maior valor acrescentado para a organização – e, por isso, de forma mais eficiente.